Yrittäjän taloushallinto

Mitä on yrityksen taloushallinto?

Taloushallinto tarkoittaa yrityksen tai organisaation taloudellisten resurssien hallintaa ja valvontaa. Tilitoimistot ovat erikoistuneet taloushallintoon. Isommilla yrityksillä on usein oma talousosastonsa, mutta yhä useampi suurikin yritys ulkoistaa ainakin osan taloushallinnosta tilitoimistoille, sillä tämä säästää resursseja. Yrityksen kannattaa yleensä keskittyä ydinliiketoimintaansa.

Sähköinen taloushallinto vs. perinteinen taloushallinto

Sähköinen taloushallinto tarkoittaa taloushallinnon eri tehtävien osittaista automatisoimista ja siirtämistä digitaaliseen muotoon. Sähköisen taloushallinnon eräs eduista on, että kerran järjestelmään syötetyt tiedot ovat myöhemmin helposti koko organisaation käytettävissä. Tämä helpottaa myös tilinpäätöksen tekoa.

Sähköinen taloushallinto ainakin ihanteellisesti vähentää kustannuksia, sillä yrityksen tarvitsee tällöin ostaa vähemmän kirjanpitäjien tai tilitoimistojen aikaa. Myös paperin käyttö ja päällekkäinen työ vähenevät. Finanssialan Keskusliiton teettämän tutkimuksen mukaan esimerkiksi 500 laskua lähettävä yritys voi verkkolaskuihin siirtymällä säästää 32 työtuntia.

Myös sähköinen palkanlaskenta vähentää moninkertaista työtä. Toisaalta työntekijät voivat myös järjestelmän avulla kirjata itse erilaisia tietoja, kuten matkakuluja. Laskun tarkastajan tarvitsee vain hyväksyä pyyntö. Jälleen taloushallintoon kuluvat työtunnit vähenevät. Sähköinen palkanlaskenta myös helpottaa työnantajailmoitusten tekemistä. Valtaosa suomalaisista yrityksistä käyttää sähköistä taloushallintoa.

Tilitoimistoille siirtyminen sähköiseen taloushallintoon tarkoittaa mahdollisuutta keskittyä yhä enemmän neuvontaan ja konsultointiin.

Parhaimman hyödyn yritys saa, jos se siirtää kerralla koko taloushallintonsa yhden järjestelmän alaisuuteen. Tällaisia palveluita löytyy netistä monia. Sähköiseen taloushallintoon siirtyminen on nopeaa. Uusi järjestelmä voi olla käytössä muutaman tunnin sisällä sopimuksen allekirjoittamisesta.

Taloushallinnon tehtävät ja osa-alueet

1. Taloussuunnittelu ja budjetin valvonta

Taloussuunnittelu auttaa ohjaamaan yrityksen rahojen käyttöä. Hyvän taloussuunnittelun pohjaksi otetaan liiketoiminnan toteutuneet tulokset, yrityksen taloudellinen tilanne sekä yrityksen tavoitteet.

Taloussuunnittelun peruskiviä on budjetti eli talousarvio. Budjetti sisältää arvion yrityksen tuloista ja menoista. Yleensä budjetti tehdään vuosittain. Se määrittelee, minkä verran rahaa on käytettävissä erilaisiin hankintoihin ja investointeihin.

Budjetin asettamissa raameissa pysytteleminen takaa yrityksen taloudellisen hyvinvoinnin. Taloushallinnon tehtäviin kuuluukin myös budjetin jatkuva valvonta. Käytännössä tämä myös tarkoittaa, että yrityksen eri osastoja pitää ohjeistaa asianmukaisesti, ettei esimerkiksi synny päällekkäisiä hankintoja.

2. Hyvä taloushallinto tuottaa tarpeellista tietoa

Taloushallinnon eräs merkittävimmistä rooleista liittyy tiedon tuottamiseen. Oikein järjestetty taloushallinto auttaa yrityksen johtoa tekemään osaavia päätöksiä koskien yrityksen tulevaisuutta. Tärkeimpiä taloushallinnon raportoinnin muotoja ovat tilinpäätökset ja pörssiyhtiöiden tapauksessa osavuosikatsaukset.

Taloushallinnon tuottama tieto on tärkeää myös verottajalle, sijoittajille, luotottajille ja lehdistölle. Tilinpäätös tuloslaskelmineen auttaa ihmisiä tekemään johtopäätöksiä koskien yrityksen liiketoiminnan kannattavuutta. Sen avulla voidaan arvioida, pystyykö yritys kattamaan tuloillaan menot ja kuinka paljon rahaa jää toiminnan laajentamiseen ja kehittämiseen tai osinkojen jakamiseen omistajille.

3. Kirjanpito

Pätevä kirjanpito on taloushallinnon eräs ydinasioista. Yritys on lakisääteisesti velvollinen kirjaamaan johdonmukaisesti ylös kaikki taloudelliset tapahtumat, joissa se on ollut osapuolena. Nykyään kirjanpito toteutetaan sähköisessä muodossa tietojärjestelmien avulla. Näin syntyy helposti erilaisia lakisääteisiä raportteja, kuten tuloslaskelma ja tasekirja sekä toimintakertomukset ja rahoituslaskelmat.

Nykyään kirjanpito on usein sähköistä. Tallenteet tiliotteista ja tiedostomuotoiset laskut ovat riittäviä tositteita. Paperiversiot ovat nykyään monissa tapauksissa harvinaisia ja paperiset laskut joudutaankin usein vielä erikseen siirtämään osaksi sähköistä taloushallintojärjestelmää. Moninkertaisia tositeaineistoja ei pidä säilyttää. Tietoturvallisuudenkin vuoksi turhien paperiversioiden säilyttäminen voi olla ongelma. Sähköisesti kirjanpidosta tulee toki ottaa säännöllisesti tietokoneelle tai pilveen varmuuskopioita.

4. Tilinpäätös ja tilintarkastus

Tilinpäätös on tilikauden lopuksi laadittava laskelma ja raportti, jonka avulla seurataan yrityksen taloudellista kehittymistä. Tilinpäätös toteutetaan kirjanpidon pohjalta usein osittain automatisoidusti. Tilinpäätös on etenkin suurille yrityksille haastava ja pitkä prosessi ja se kannattaakin jättää ammattilaisten tehtäväksi. Tilinpäätöstä säätelevät lakien lisäksi monet epäviralliset hyvään kirjanpitotapaan liittyvät normit.

Tilinpäätös koostuu tuloslaskelmasta, tasekirjasta, rahoituslaskelmasta ja tarvittavista liitetiedoista. Tilinpäätös tulee päivätä ja allekirjoittaa. Tilinpäätöksen yhteyteen laaditaan myös erillinen toimintakertomus, jolla on sangen tarkat muotovaatimukset.

Tilintarkastuksessa tilintarkastajaksi nimitetyt henkilöt käyvät läpi kirjanpidon ja tilinpäätöksen. Tilintarkastajan tulee olla paikallisen kauppakamparin (HTM) tai keskuskauppakamarin (KHT) hyväksymiä virallisia tilintarkastajia.

Niin sanottu pieni kirjanpitovelvollinen ei joudu suorittamaan tilintarkastusta. Se on myös vapautettu rahoituslaskelman laatimisesta. Yritys on pieni kirjanpitovelvollinen, jos enintään yksi alla olevista rajoista ylittyy:

• Tase 3 650 000 €
• Liikevaihto 7 300 000 €
• Työntekijöitä keskimäärin 50 henkilöä

5. Yrityksen rahoitus ja riskien arviointi

Taloushallinto huolehtii omalta osaltaan yrityksen rahoituksen toimivuudesta ja arvioi erilaisiin rahoitusvaihtoehtoihin liittyviä riskejä.

Rahoitusta hankitaan muun muassa myymällä osakkeita tai ottamalla yrityslainaa. Rahoitusta tarvitaan yrityksen alkutaipaleella sekä koska tahansa, jolloin liiketoimintaa pyritään laajentamaan. Etenkin liiketoiminnan laajentaminen ulkomaille vaatii usein suuria investointeja.

Sijoituksella voidaan hankkia tuotantovälineitä, kuten koneita ja rakennuksia, tai kohteena voivat olla aineettomat asiat, kuten tuotekehitys ja markkinointi. Joka tapauksessa investoinneille odotetaan aina tuottoa. Taloushallinto auttaa arvioimaan, kuinka todennäköisesti sijoitukset tuottavat voittoa ja kuinka suuri tappion riski niissä on. Huonosti suunniteltu sijoitus voi ajaa yrityksen konkurssiin, kun taas oikein kohdistettuna se auttaa yritystä parantamaan tulosta.

6. Palkanlaskenta ja työnantajailmoitukset

Palkanlaskenta ja työnantajailmoitusten tekeminen kuuluvat taloushallinnon arkirutiineihin. Nykyään nämä toiminnot on yleensä automatisoitu hyvin pitkälle, joten ne eivät vie yhtä paljon aikaa kuin ennen.

Palkanlaskennassa auttaa muun muassa Verohallinnon laatima Palkka.fi -sivusto, joka on maksuton netissä toimiva palkanlaskentaohjelma. Sen kautta voi myös lähettää ilmoitukset työnantajamaksuista ja jopa suorittaa maksut suoraan verkkopankkitunnuksilla.

Palkanlaskennan tehtäviin kuuluvat myös loma- ja lopputililaskennat, palkkalaskelmien postittaminen työntekijöille sekä verottajan ja vakuutusyhtiöiden edellyttämät ilmoitukset.

7. Laskutus

Laskutus ja mahdollisista perintätoimista huolehtiminen ovat myös taloushallinnon alaa. Tähän sisältyvät myös erilaiset laskutuksen erityistapaukset, kuten hyvityslaskut ja itselaskutus.

Maksusaatavien valvonta vaatii manuaalista työtä. Erääntyneistä laskuista lähetetään maksumuistutus. Jos tämä ei tuota tulosta, lasku siirretään yleensä perintätoimistolle. Oikeaoppinen perintä edellyttää valmiutta neuvotella laskun saajan kanssa mahdollisista maksuehdoista.

Nykyään monet pienyritykset myös myyvät laskunsa joko osittain tai kokonaan factoring-palvelujen kautta. Tämä on käytännössä pienimuotoista taloushallinnon ulkoistamista. Yleensä myytäviksi eivät kelpaa jo erääntyneet laskut. Laskujen myymisen ideana on antaa yrittäjälle mahdollisuus keskittyä ydinosaamiseensa – ja toisaalta saada osa maksusta käyttöön sijoituksia varten mahdollisimman nopeasti.

Tilitoimiston ja kirjanpitäjän valinta

Tilitoimiston ja kirjanpitäjän valinta ei ole etenkään aloittelevalle yrittäjälle helppoa. On vaikea arvioida, mitä muuttujia valintaa tehdessä pitäisi huomioida. Toisaalta myös tilitoimiston vaihtaminen myöhemmässä vaiheessa voi tuottaa päänvaivaa. Kokosimme joukon hyviä ohjeita tilitoimiston ja kirjanpitän valintaa varten. Jatka lukemista.

Tilitoimiston ja kirjanpitäjän valinta – voiko se mennä vikaan?

Aloittavan yrityksen tulee valita itselleen tilitoimisto tai kirjanpitäjä. Suomessa on kuitenkin tuhansia tilitoimistoja. Kolmen suurimman tilitoimiston markkinaosuus on vain noin 10-15 %. Tällä alalla pienet toimistot ovat hyvin yleisiä.

Miten sitten valitaan oikea tilitoimisto tai kirjanpitäjä? Ja mikä väärän tilitoimiston valitsemisessa on vaarana?

Vain noin 800 tilitoimistoa on Taloushallintoliiton auktorisoimia. Myös auktorisoimattomat tilitoimistot voivat olla asiallisia, mutta joukkoon mahtuu myös oikeasti ammattitaidottomia yrittäjiä – sekä jopa tilitoimistoja ja kirjanpitäjiä, jotka ovat erikoistuneet erilaisiin hämäräpuuhiin. Tällaisten tunnistaminen voi olla vaikeaa. Osa alle listatuista vinkeistämme voivat olla avuksi.

Toisaalta eri tilitoimistot ovat erikoistuneet erilaisten yritysten tarpeisiin. Pienten ja suurten yritysten kuukausittaiset laskumäärät ovat hyvin erilaisia. Lisäksi osa yrittäjistä haluaa ulkoistaa vain tietyt taloushallinnon ja kirjanpidon osa-alueet – tavallisesti ainakin varsinaisen kirjanpidon ja tilinpäätökset.

1. Tunne yrityksesi tarpeet ennen kilpailuttamista

Oman yrityksen tarpeiden tunteminen on välttämätöntä ennen tilitoimistojen kilpailuttamista. Jos liiketoiminta on jo käynnissä, tällöin on luonnollisesti helppoa arvioida, millaista palvelua tilitoimistolta kaipaa. Uuden yrittäjän kohdalla tehtävä on hieman haastavampi.

Arvioi ensinnäkin, minkä verran laskuja siirrät kirjanpitäjälle kuukaudessa. Tämä vaikuttaa tilitoimiston kanssa tehtävään sopimukseen. Osa tilitoimistoista on erikoistunut tarjoamaan edullisia paketteja nimenomaan pienyrityksille, joilla ei ole paljoa laskuja – osa puolestaan veloittaa pienistä laskumääristä huomattavan korkeita summia ja panostaa hinnoittelussa suurten yritysten tarpeisiin.

Yrityksen tarpeiden miettimiseen kuuluu myös sen päättäminen, minkä osan yrityksesi taloushallinnosta haluat ulkoistaa. Nykyisillä sähköisillä järjestelmillä on helppo ulkoistaa koko taloushallinto kerralla. Silti monet yrittäjät päättävät siirtää kirjanpitäjän tehtäväksi ainoastaan peruskirjanpidon ja tilinpäätökset. Säästät kuitenkin helposti todella paljon rahaa ja aikaa, jos annat ammattilaisen hoitaa myös palkanlaskennan, työnantajamaksut ja virallisten tahojen edellyttämät lakisääteiset ilmoitukset. Näin myös vältyt ylimääräisiltä kuluilta, joita väärin laadituista ilmoituksista voi koitua.

Nämä asiat on syytä päättää ennen kuin alkaa valita tilitoimistoa yritykselleen.

2. Vertaile hintoja, mutta älä suoraan valitse halvinta

Hintojen vertaileminen on tärkeää. Eri tilitoimistot hinnoittelevat palvelunsa eri periaatteilla, joten voit saada periaatteessa yhtä laadukkailta tilitoimistoilta hyvinkin erilaisia tarjouksia. Muun muassa seuraavat muuttujat vaikuttavat tilitoimiston kokonaishintaan:

• Tuntihinnoittelu.
• Viennin hinta.
• Palkanlaskennan hinta.
• Tilinpäätöksen hinta.
• Muut kulut.

Vaikka hintojen vertaileminen on tärkeää, muista kuitenkin, että kirjanpidon välitön hinta on toissijainen. Jos valitset itsellesi sopimattoman tai jopa ammattitaidottoman kirjanpitäjän, joudut myöhemmin maksamaan tästä virheestä jopa moninkertaisesti.

3. Suosi sähköistä taloushallintoa

Finanssialan Keskusliiton laatiman selvityksen mukaan sähköinen asiointi tulee halvemmaksi kuin perinteinen paperipohjainen kirjanpito. Jos sinulla ei ole erityistä henkilökohtaista syytä välttää sähköistä kirjanpitoa, kannattaa suoraan aloittaa taloushallinnon hoitaminen virtuaalisessa muodossa. Se on tulevaisuutta. Jos aloitat kirjanpidon hoitamisen paperimuodossa, myöhemmin sen siirtäminen sähköiseen muotoon voikin olla ongelmallinen.

Sähköinen taloushallinto säästää rahaa joka käänteessä, sillä monet prosessit on siinä automatisoitu ja päällekkäisen työn määrä vähenee. Toisaalta sähköinen kirjanpito ja raportointi auttavat yrityksen johtoa tekemään tehokkaampia ja asiantuntevampia ratkaisuja koskien yrityksen tulevaisuutta. Sähköisyys helpottaa myös budjetin valvontaa.

Verkkolasku ja verkossa maksaminen ovat kenties tärkein osa sähköistä taloushallintoa. Ne auttavat automatisoimaan kirjanpidon ja tuottavat helposti hyödyllisiä raportteja taloushallinnon moniin tarpeisiin.

Parhaassa tilanteessa kaikki sähköisen taloushallinnon osat istuvat saumattomasti yhteen. Verkkolaskut siirtyvät automaattisesti ostoreskontraan ja tarkastettavaksi. Saapuvat maksusuoritukset kuittaavat reskontrasta myyntisaatavat automaattisesti maksetuiksi. Maksutapahtumista ja siirroista muodostuu automaattisesti tiliöintimerkinnät.

4. Kysele henkilökunnan koulutusta

Kirjanpitäjän ja tilitoimiston mahdollisen muun henkilökunnan koulutustaso kannattaa tarkistaa. Kirjanpitäjällä tulisi olla KLT eli kirjanpidon ja laskentatoimen tutkinto. Se on luotettava osoitus ammattitaidosta.

Monissa tilitoimistoissa työskentelee ihmisiä myös ilman KLT-tutkintoa ja jopa ilman kaupallisen alan ammatillista perustutkintoa. Periaatteessa tämä ei ole välttämättä ongelma. Mutta vähennät riskejä huolehtimalla, että kirjanpitäjäsi varmasti tuntee alan lainsäädännön, säädökset ja myös kirjanpidon epäviralliset normit ja eetoksen.

Kirjanpitäjän harjoittama jatkuva kouluttautuminen on myös välttämätöntä, sillä säädökset muuttuvat joka vuosi.

5. Kysy, onko toimisto taloushallintoliiton jäsen

Kaikki tilitoimistot eivät ole Taloushallintoliiton auktorisoimia. Tämä ei välttämättä tarkoita, että ulkopuolelle jättäytyneet yritykset eivät olisi osaavia, mutta niiden kanssa kannattaa noudattaa erityistä varovaisuutta. Kuten KLT-tutkinto vähentää väärän valinnan riskiä, niin myös Taloushallintoliiton auktorisointi lisää sen todennäköisyyttä, että kyseisellä toimistolla on puhtaat jauhot pussissa.

6. Pyydä suosittelijoita

Kun olet alustavasti vertailemalla ja kilpailuttamalla rajannut itsellesi sopivien tilitoimistojen määrää, pyydä tilitoimistolta suosituksia.

Juttele myös tuntemiesi yrittäjien kanssa ja kysy heidän kokemuksiaan paikallisista tilitoimistoista. Tällä tapaa voit saada tärkeää tietoa kulissien takaa ja parhaimmillaan välttää joutumisen osaamattoman kirjanpitäjän uhriksi.

7. Henkilökemioilla on väliä

Muista, että kirjanpidossa ei ole kyse ainoastaan automaatiosta. On tärkeää, että sinulla on hyvä intuitio koskien valitsemaasi kirjanpitäjää ja että kommunikaationne toimii. Parasta on, jos pystyt luontevasti esittämään tyhmänkin tuntuisia kysymyksiä kirjanpitäjällesi. Tämä tarkoittaa, että pystytte viestimään rennosti.

Älä valitse tilitoimistoa, jonka kanssa asioidessasi sinulle tulee olo, ettei sinua ymmärretä tai kuunnella. Ihmisten sosiaalisissa taidoissa on eroa. Sosiaaliset taidot ja toimiva henkilökohtainen kommunikaatio kirjanpitäjän kanssa voivat osoittautua yrityksellesi elämän ja kuoleman kysymykseksi.

8. Sisällytä tarjouspyyntöön nämä tiedot:

• Oma nimi ja asema yrityksessä.
• Yrityksen nimi ja toimiala.
• Yhteystiedot, kuten osoite, puhelinnumero ja sähköposti
• Yrityksen tilanne: Onko se uusi vai vanha yritys? Paljonko työntekijöitä? Millainen liikevaihto?
• Paljonko kuukausittain on odotettavissa osto- ja myyntilaskuja?
• Mitkä osat taloushallinnosta halutaan ulkoistaa tilitoimistolle? Kirjanpito, verotus, tilinpäätös, reskontra, palkanlaskenta?
• Millaisia sähköisiä järjestelmiä yritys käyttää tai haluaa käyttää?

9. Jos olet vaihtamassa tilitoimistoa, huomaa myös nämä asiat:

• Tilitoimiston vaihtaminen toiseen tulee kyseeseen, jos kommunikaatio vanhan tilitoimiston kanssa ei suju tai jos yrityksen tai tilitoimiston palvelurakenne muuttuu.
• Varmista, että kommunikaatio uuden kirjanpitäjän kanssa toimii.
• Tarkista, millaisia kuluja vanhan aineiston siirtämisestä toimistolta toiselle mahdollisesti koituu. Etenkin siirtyminen järjestelmästä toiseen voi osoittautua raskaaksi prosessiksi. Tarkista tällöin uudelta tilitoimistolta, kuinka nopeasti palvelu saadaan käyttöön.
• Siirtyminen paperisesta järjestelmästä sähköiseen taloushallintoon voi olla joissakin tapauksissa helppo ja nopea tehtävä – mutta usein vaatii kovan työn.
• Tilitoimistoa vaihdettaessa voi olla järkevää pyytää konsultointiapua kokeneelta taloushallinnon asiantuntijalta. Moni pieni asia voi mennä siirtymässä vikaan.
• Yrityksen tarpeiden kartoittaminen ja selkeä ilmaiseminen uudelle tilitoimistolle takaavat parhaan tuloksen.

Tilitoimiston kilpailutus – tämän takia se kannattaa

Tilitoimiston ja kirjanpitäjän valinta voi olla monelle aloittavalle yrittäjälle merkittävä taloudellinen panostus. Tämän takia aloittavan yrittäjän kannattaakin olla erityisen tarkka siitä, ettei henkilö hukkaa ylimääräisiä taloudellisia resursseja liian kalliiseen tilitoimistoon tai kirjanpitäjään.

Tilitoimiston kilpailutus tarkoittaa sitä, että yrittäjä kerää tarjouksia useilta tilitoimistoilta ennen niistä sopivimman valitsemista. Keräämällä tarjouksia useammilta toimijoilta, yrittäjän tarkoituksena on löytää sopiva ja edullinen tilitoimisto.

Tilitoimiston ja kirjanpitäjän valinta kannattaa tehdä toiminnallisuus edellä, mutta samalla huomioiden tilitoimiston kustannukset. Tämä tarkoittaa sitä, ettei yrittäjän kannata tinkiä toiminnan laadusta, vaan ennemmin pyrkiä löytämään aluksi omaan liiketoimintaan parhaiten sopiva tilitoimisto.

Tämän jälkeen yrittäjän kannattaa kuitenkin huomioida kustannuspuoli ja pyrkiä tilitoimistojen kilpailutuksen avulla saavuttamaan edullisempi hinta, kuin mitä yrittäjä olisi kenties muutoin saanut.

Usein kysytyt kysymykset

Muita aiheeseen liittyviä sivuja: