Mikä on tulorekisteri?
Valtion sähköinen palvelu on tulorekisteri, jossa on tiedot kansalaisten tuloista. Tulorekisteriin ilmoitetaan maksetut palkat, eläkkeet sekä sosiaalietuudet. Jokaisen henkilön tulot ja maksutapahtumat ilmoitetaan reaaliaikaisesti. Työnantajat ovat ilmoittaneet maksetut palkat tulorekisteriin vuodesta 2019, eläkkeiden ja etuuksien maksajat ovat ilmoittaneet maksetut eläkkeet ja sosiaalietuudet palveluun vuodesta 2021 alkaen.
Tulorekisterin hyödyt yksityishenkilöille
Kaikki yksityishenkilöt näkevät tulorekisteristä omat tulotietonsa, kuinka paljon heille on maksettu palkkaa, eläkettä tai sosiaalietuuksia. Tulorekisteri nopeuttaa asiointia eri tahojen kanssa, sillä esimerkiksi Kela ja Verohallinto saavat kaikki tarvitsemansa tiedot tulorekisteristä.
Näissä tapauksissa, kun hakee esimerkiksi sosiaalietuuksia, ei tarvitse erikseen toimittaa palkkalaskelmia. Eri tahojen viranomaiset näkevät tarpeelliset tiedot tulorekisteristä. Heti kun ilmoitus tulorekisteriin on tehty, on tiedot käytettävissä eri tahojen osalta. Tämä nopeuttaa esimerkiksi etuuksien käsittelyä, kun tarvittavat tulotiedot ovat heti saatavilla.
Työnantaja ja suorituksen maksajat hyötyvät tulorekisteristä
Työnantajien tai muiden suorituksen maksajien ei tarvitse enää ilmoittaa palkkatietoja, eläketietoja tai etuustietoja moneen eri paikkaan, koska ilmoittavat tulorekisteriin tiedot maksetuista palkoista ja eläkkeistä ja muista etuuksista. Yhteistyö eri viranomaistahojen kanssa sujuu huomattavasti helpommin ja nopeammin, kun ilmoituksen jälkeen tiedot ovat viranomaisten ja muiden tietoja käyttävien tahojen käytettävissä.
Usea tulonmaksaja on automatisoinut ilmoittamisen kokonaan, sillä monen maksujärjestelmän ja tulorekisterin välille on tehty sähköinen yhteys. Tällöin tieto maksetuista palkoista, eläkkeistä ja muista etuuksista siirtyy tulorekisteriin automaattisesti.
Jos tulorekisteriin ilmoitetuissa tiedoissa on virhe, tulee maksunsuorittajan korjata virhe heti, kun se on huomattu. Tulorekisterin ylläpitäjä tai tulonsaaja ei pysty korjaamaan tehtyä virhettä tulorekisteriin.
Ketkä saavat tietoja tulorekisteristä?
Viranomaiset ja muut palvelun käyttäjät saavat tulorekisteristä ainoastaan ne tiedot, joita tarvitsevat toiminnassaan ja joihin heillä on oikeus. Tulorekisterin tietoja pääsevät tarkastelemaan esimerkiksi:
- Verohallinto
- Kela
- Ulosottolaitos
- Työttömyyskassat
- Työllisyysrahasto
- Työeläkelaitokset
- Maahanmuuttovirasto
- Poliisi
- Tulli
- Tilastokeskus
- Tapaturmavakuutuskeskus
- Vahinkovakuutusyhtiöt
Tulorekisterin tietoja saa käyttää siis ainoastaan ne tahot, joilla siihen on lakisääteisesti myönnetty oikeus. Kaikkien tietojen ilmoittaminen ja hyödyntäminen on maksutonta. Tulorekisteriä ylläpitää Verohallinnon Tulosrekisteriyksikkö, toimintaa säätelee erikseen laki tulotietojärjestelmästä.
Mitä tietoja ilmoitetaan tulorekisteriin?
Tulorekisteriin nimensä mukaisesti ilmoitetaan yksityishenkilöiden saamat palkat, palkkiot, luontoisedut, työkorvaukset sekä eläkkeet ja sosiaalietuudet. Tiedot ilmoitetaan sähköisesti asiointipalvelussa. Näiden tulotietojen lisäksi tulorekisteriin ilmoitetaan myös esimerkiksi työntekijän poissaoloja koskevat tiedot sekä tiedot työntekijän palvelussuhteesta.
Tulorekisteriin tulee ilmoittaa myös verovapaat eläkkeet ja muut etuudet, joita Kela esimerkiksi tarvitsee perustoimeentulotuen käsittelyssä. Kannattaa huomioida, että tulorekisteriin ei ilmoiteta tietoja maksetusta toimeentulotuesta, koska se voidaan luokitella arkaluonteiseksi tiedoksi. Tämän lisäksi tulorekisteriin ei ilmoiteta tietoja matka- ja majoittumiskorvauksista, yrittäjän ja maatalousyrittäjän eläkelain mukaista vakuutetun yrittäjän työtuloa eikä suurinta osaa pääomatuloista.
Kuinka nopeasti maksetut palkat, eläkkeet tai muut etuudet tulee löytyä tulorekisteristä?
Maksetut palkat, eläkkeet ja muut etuudet tulee ilmoittaa viimeistään viidentenä kalenteripäivänä maksupäivän jälkeen. Tähän viiden kalenteripäivän laskentasääntöön otetaan mukaan myös lauantai, sunnuntai tai muu pyhäpäivä, kuitenkin jos ilmoituksen viimeiseksi päiväksi tulee lauantai, sunnuntai tai muu pyhäpäivä, voi tiedot ilmoittaa tulorekisteriin seuraavana arkipäivänä.
Omat tiedot voi tarkistaa tulorekisteristä
Tulorekisterin sähköisessä asiointipalvelussa voi tarkistaa yksityishenkilönä omat tulotiedot. Tulosrekisteriotteen voi tilata myös sähköisen asiointipalvelun kautta, jos haluaa itselleen yhteenvedon omista tuloistaan. Tältä tulosrekisteriotteelta näkee tulorekisteriin ilmoitetut palkat, eläkkeet ja muut etuudet.
Palvelussa voi myös tarkistella omien tulojen erittelyjä tarkemmin tai tarkistaa yksittäisen ilmoituksen tietoja, jos havaitset tulojen ilmoituksessa virheitä, pyydä maksajaa korjaamaan virhe tulorekisteriin. Yksityishenkilö ei pääse virhettä korjaamaan. Tulorekisteristä pääsee näkemään kaikki palkkatiedot vuodesta 2019 alkaen ja eläke- sekä etuustiedot alkaen vuodesta 2021.
Miksi palkkalaskelman ja tulorekisterin tiedot voivat olla erilaiset?
Yleensä palkanlaskennassa on käytössä enemmän erilaisia palkkalajeja kuin tulorekisterissä, josta johtuen palkkalaskelma ja tulorekisterin tehty ilmoitus voivat poiketa toisistaan. Tulorekisteriin ilmoitettavat tulolajit löytyvät tulorekisteristä sen mukaisella tarkkuudella, millä rekisterin käyttäjät sitä tarvitsevat.
Miten yksityishenkilö varmistuu siitä, että tulorekisteriin ilmoitetut tiedot ovat oikein?
Palkka- tai muut tulotiedot ovat oikein silloin, kun pankkitilille on maksettu sama summa kuin mitä löytyy tulorekisteriin tehdystä ilmoituksesta. Jos tiedossa on virhe, tulee maksun suorittajaa pyytää korjaamaan tieto tulorekisteriin.
Yksinkertaisesti voi verrata pankkitilille maksettua palkan summaa tulorekisterissä olevaan ilmoitukseen. Tulorekisteristä tulee laskea yhteen ilmoituksella kerrotut 200-sarjaan kuuluvat tulot. Sen jälkeen lasketaan yhteen ennakonpidätys ja työntekijämaksut ja verot ja työntekijämaksut vähennetään palkan summasta. Lopputuloksen pitäisi olla sama.
Maksaja on saattanut ilmoittaa tulorekisteriin tiedot myös suppeammin, tässä tapauksessa tarkistetaan palkan yhteissumma, vähennetään siitä ennakonpidätys ja työntekijämaksut. Tulorekisteriin tulisi olla ilmoitettu myös päivärahat ja kilometrikorvaukset sekä esimerkiksi työttömyyskassan jäsenmaksujen vähennykset.
Valtuutukset omien tulotietojen katselemiseen
Tulorekisteristä näkee ainoastaan omat tulotietonsa, mutta tulonsaaja voi myös valtuuttaa toisen henkilön tai yrityksen asioimaan omasta puolestaan tulorekisterissä. Valtuutukset voi myöntää tulotietojen käsittelyyn, palkkatietojen ilmoittamiseen tai palkkatietojen katselemiseen.
Valtuutus tulotietojen käsittelyyn
Jos olet valtuuttanut yksityishenkilön tai yrityksen omaan tulorekisteriisi tulotietojen käsittelyyn, voi valtuutettu katselle tulorekisterissä tulotietoja, katsella tulotietoihin liittyviä viestejä, tilata tulotietoihin liittyviä raportteja tai ylläpitää tulotietoihin liittyviä yhteystietoja.
Alaikäisen lapsen puolesta asiointi
Alle 15-vuotiaan lapsen huoltaja voi asioida tulosrekisterin asiointipalvelussa lapsensa puolesta, ilman erillistä valtuutusta. Huoltaja kirjautuu tulosrekisterin sähköiseen asiointipalveluun omilla verkkopankkitunnuksillaan, mobiilivarmenteella tai varmennekortilla ja asioi toisen yksityishenkilön puolesta.
Palkansaajana 15-18-vuotias ei voi valtuuttaa muita asiointipalvelun käyttöön, vaan pystyy ainoastaan asioimaan paperilomakkeen avulla. 18-vuotta täyttänyt nuori voi antaa valtuudet palvelun käyttöön Suomi.fi palvelussa, jos kokee tämän tarpeelliseksi.
Ainoastaan suomalainen yksityishenkilö voi hoitaa omia asioitaan tulorekisterissä sähköisesti
Toistaiseksi ainoastaan yksityishenkilöt, joilla on suomalainen henkilötunnus ja mahdollisuus tunnistautua sähköisesti voivat asioida sähköisesti tulorekisterissä. Ulkomaalaiset yksityishenkilöt eivät voi asioida tästä johtuen sähköisessä tulorekisterissä itse, eivätkä he voi valtuuttaa toista osapuolta hoitamaan heidän puolestaan tulorekisteriasioita.
Kotitalous työnantajana – palkka vai työkorvaus?
Toisinaan jokaiselle saattaa tulla vastaan tilanteita, jolloin yksityishenkilö tilaa kotiinsa esimerkiksi remontointiapua, lastenhoitopalveluita, puutarhanhoitoapua tai siivouspalvelua. Tällöin yksityishenkilö toimii työn teettäjänä.
Tulorekisteriin tulee tällöin ilmoittaa maksetut suoritukset, jos palvelu ostetaan yritykseltä tai yksityishenkilöltä, joka ei kuulu ennakkoperintärekisteriin. On tehnyt työsopimuksen palvelun tarjoajan kanssa, eli maksaa palkkaa tehdystä työstä. Kaikki maksetut suoritukset tulee ilmoittaa näissä tapauksissa, summasta riippumatta. Myöskään työnsuorittajan iällä ei ole merkitystä ilmoitusvelvollisuuden kannalta.
Jos on itse epävarma siitä, että mitkä ovat omat velvollisuudet tällaisissa tilanteissa kannattaa omat velvollisuudet tarkistaa Verohallinnon verkkosivuilla olevan ratkaisuapurin kautta. Tällöin työnteettäjä saa ohjeet omiin velvollisuuksiin työnteettäjänä sekä ohjeita ennakonpidätyksen tekemiseen.
Velvollisuuteen vaikuttaa myös se, että onko työnsuorittajalle maksettu palkkaa vai työkorvausta. Työkorvausta maksetaan palvelusta, tehdystä työstä tai tehtävästä, mutta se ei ole palkkaa. Yleensä työkorvaus on saajalle yritystuloa eli elinkeinotoiminnan tuloa. Työkorvaukseksi luokitellaan myös satunnaisesti tai yksittäisestä työstä maksettavat korvaukset, silloin kun työntekijä on yksityishenkilö, jolla ei ole työsuhdetta työn teettäjään. Näitä voivat olla esimerkiksi tilanteet, joissa kertaluonteisesti yksityishenkilö tekee korvausta vastaan jonkinlaisen yksittäisen työsuorituksen.